文档对于任何企业都很重要，因为它是团队成员和利益相关者参考关键信息的中心、有组织的地方。理想情况下，文档提供了承担项目责任和做出决策所需的背景信息，赋予团队成员权力并减少依赖性。如果做得好，文档可以成为团队提高生产力和成功的秘诀。但如果做得不好，它会导致宝贵的业务知识悄然泄露，让您浪费时间和金钱。
好消息？我们一直为企业主和经理提供解决方案，以简化和加强他们的文档流程，我们也可以为您提供帮助。在本文中，我们将探讨我们听到的有关文档的五个最常见的问题，并分享我们的解决方案，以便您的团队可以更快地构建未来。
文档编制的五大烦恼
1. 太耗时
记录通常是事后任务。传统上，无论使用哪种记录方法，都会有人负责汇总和分发笔记。这样，记录就成了你冗长的待办事项清单上的另一项。当你发现自己的笔记存在漏洞时，这种情况只会加剧，需要你追查团队成 伊朗电话号码库 员是否遗漏了什么或是否需要进一步澄清。
这是一个传统并不总是最好的领域。不要把文档作为会议后的例行公事，而是利用您已经在做的工作来有机地创建有效的文档。如果您以有组织的方式工作并“展示您的工作”，那么您的工作本身就可以作为您的文档。创建它不需要额外的步骤。
像 Lucidspark 这样的虚拟白板是组织有序、直观的协作方式的完美选择。Lucidspark 拥有丰富的工具，可让您快速记下有意义的笔记。如果您在会议过程中“展示您的工作”，那么您的记录工作将在会议结束时完成 — 无需额外时间或笔记合成。
2. 表达意思不够有效
您经常参考笔记并费力解读它们吗？由于传统文档不会显示您的工作或您如何做出决定，因此通常会留下许多未解答的问题。
此外，文档的编写者和实际使用者之间往往存在脱节。通常，打印和分发文档的人与之后需要参考文档的人不是同一个人，这意味着最相关的细节并不总是包括在内。作者根本没有上下文来最大化文档的价值。
考虑到新员工在入职期间试图融入新公司，这一点就变得尤为深刻。他们可能会在培训期间收到一叠笔记或一些共享的数字文件，但由于他们不具备真正弥补知识差距的机构知识和背景，因此这些文档并没有多大帮助。
相反，在会议期间“展示你的工作”，这样那些稍后审查的人就可以轻松地看到你是如何得出结论的。你的思维过程的自然演变将很容易被展示出来，迅速为读者提供背景信息。此外，由于你制作了自己的文档并与你的团队实时讨论，所以你确切地知道可以参考哪些内容。这使得它在所有方面都更加有用。
3. 通常无法访问
您可以将会议记录留在会议室白板上，然后祈祷没有人将其擦掉的日子已经一去不复返了。团队成员需要在会议室外工作时访问文档。这在我们这个混合世界中尤为重要。远程工作者无法参考现场白板或书面笔记。为了为您完成出色的工作，他们必须能够随时随地访问上下文文档。
即使文档是在线完成的，有时仍然无法访问。通常，人们不知道文档在哪个文件夹中，谁拥有它，或者谁有权查看它。此外，文档经常在角色更替的过程中完全丢失。有时权限永远不会共享，或者计算机被清除时文档会被删除，团队会丢失他们以后需要的信息。找到能够解决这个问题的人需要时间，尤其是当您跨时区工作时。
切换到使用共享的在线虚拟白板，您可以随时访问它。您再也不用担心会议室白板上的宝贵工作被抹去了。而且，新员工的协调也将变得更加容易——只需共享 Lucidchart 文档或 Lucidspark 板，他们就可以获得必要的背景信息，感受到自己是团队的一员并开始工作。
4. 很容易过时
传统文档需要大量维护，因为随着时间的推移和额外决策的做出，文档很容易过时。此时，您要么必须编辑现有文档，要么完全创建新文档。
无需采取额外措施来保持文档最新，只需采用可视化协作应用程序，在团队成员添加或更改内容时实时更新。自信地参考文档，了解所传达的信息是否相关，并反映团队的最新和最佳状态。
5. 其他人不理解它的价值
我们从企业主那里听到的关于文档的最常见不满之一是，团队成员只是因为我们已经讨论过的原因而根本不了解文档的价值——文档花费太多时间、容易过时，并且无法真正传达有意义的信息，等等。如果没有全面的支持，创建、更新和共享文档的任务不仅不可能完成，而且毫无意义。我们明白这一点。当您以传统方式处理文档时，所有这些情况通常都是正确的。
关键是要优先考虑对您已在做的所有工作进行有效记录，方法是随时记录并“展示您的工作”。记录不应只用于最复杂的项目或最重要的任务。它是任何项目、活动或流程的重要组成部分 - 如果您使用可视化协作平台，您将能够轻松参考或复制以前的工作。一旦您设定了团队协作工作将存放在这些共享平台中的期望（而不是将其孤立起来），团队成员就可能会直观地看到好处。
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