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例如，这可能意味着存储包含项目第一部分的文档，文件名以“1”开头。或者，您可以存储发票，文件名前面是月份，这样您就可以更轻松地访问最近的发票。 6. 决定如何存储您的文档。 您有两种存储文档的选择：本地服务器和基于云的平台。本地服务器需要更高的前期投资和内部 IT 资源来进行持续维护。但是，它们可以让您更好地控制文档，并且属于安全措施的范畴。 基于云的平台消除了维护负担，而且通常成本较低，但它们要求您信任第三方来为您管理数据。


这种做法可能会产生额外的漏洞。 “[本地存储和云存储] 两种选择都是可行的，但云提供了自动异地备份，”柯林斯说。“这正日益成为大多数公司的存储选择。大多数云站点都经过认证，安全且非常高效。” 研究云存储保您选择的提供商符合您的安全标准非常重要。柯林斯建议对您的记录和系统进行备份。 柯林斯说：“备份可以通过多种方式进行，例如使用扫描仪扫描和存档记录、将重要文件存储在多个位置，以及制定政策和做法来捕获文件并定期确保其安全。




” 7. 注意安全。 您的档案包含您企业的所有重要文件，包括最敏感的文件。随着数据泄露变得越来越普遍，确保您的档案尽可能安全应该是当务之急。 “在选择软件程序时，小型企业还应寻找可配置的防火墙、活动目录身份验证和 SSL 技术，”Kubicki 说道。“他们还应该找到一个系统，可以为他们提供每次访问文档（以及由哪位员工访问）的全面、不可编辑的记录。” 此外，大多数文档管理系统都包含用户访问权限，允许管理员决定哪些用户可以访问甚至查看某些文件。