如今，影子 IT 的名声很差。人们认为，影子 IT 相当于一个身穿黑衣的变态者，在你的组织中穿梭，扰乱流程和安全。你希望尽快摆脱它，以免造成损害。
但根据 Red Hat Consulting 架构师 Jose Simonelli 和 Ian Tewksbury 的说法，影子 IT 并不一定是坏事。Simonelli 和 Tewskbury 是GovLoop 州和地方虚拟创新者峰会的演讲者。事实上，采用影子 IT 实际上可以对组织的文化和流程产生积极影响。
Simonelli 和 Tewksbury 解释说，内部用户使用影子 IT 通常表明工作流程需求目前尚未得到满足，而不是员工故意选择破坏安全性。虽然用户应该遵循组织制定的正式程序来部署新系统，但 Tewksbury 表示，被拒绝的可能性或实施的潜在滞后通常会阻止员工采取这些途径。
不要责备员工规避系统，而要将他们的行为视为需要的信号。如果忽略这些信号，您的组织将继续错失提高效率的机会，并在无效或重复的技术上浪费金钱。为了充分利用这些信号，我们的专家提出了七步流程来拥抱影子 IT：
盘点。正如 Tewksbury 所解释的那样，“你必须知道你在拥抱什么。”拥抱影子 IT 希腊电话 的第一步是盘点你的基础设施中存在哪些解决方案。为此，Tewksbury 鼓励与用户进行一对一、非指责性的对话。问这样的问题：“你使用什么工具来提高效率？”和“你希望拥有什么工具？”你还可以让你的 IT 部门使用基础设施工具来盘点网络上的技术解决方案。
分类。一旦您创建了列表，您可能会发现它很长而且重复。为了使其更容易理解和管理，请根据用户需求或工作量将影子解决方案分组到存储桶中。协作工具或办公室间通信等功能也可用于对解决方案进行分类。然后在这些类别中寻找模式。在多个存储桶中出现了哪些更大的需求？
价值。接下来，再次为每个组分配价值，考虑功能或需求类别，而不是单个工具。作为评估工具，请记住影子 IT 中的三个关键参与者——用户、企业主和 IT 员工。您需要考虑每个工具类别如何影响他们的业务和您机构的使命。不要忘记考虑该工具功能的缺失可能会对您的业务产生负面影响。
建立共识。通过评估过程，您将开始了解哪些工具或组对您的组织最有价值。但您无法独自部署或扩展它们。开始了解什么是最重要的以及您首先想要解决的问题。如果您似乎无法建立共识，请考虑降低优先级甚至从列表中删除该工具类别。
规划。达成共识后，就该开始讨论具体问题了。在此规划阶段，我们的专家强调，需要将当前的影子 IT 用户放在考虑的首位。定义允许早期采用者尽快使用新服务的步骤，以避免他们独自使用相同的服务。让用户参与规划，以便他们了解将提供哪些新服务。最后，将现有服务迁移到新的内部化服务的计划纳入其中，以最大限度地减少最终用户的影响或采用。
实施。在最后一步，即实施阶段，继续让用户了解最新情况并参与其中。特克斯伯里承认，进入最后阶段后，人们很容易只想谈论技术实施后将带来的酷炫新事物。“这才是有趣的部分，对吧？”他说。“但首先要避免这样做。将对话重新定位为用户。他们不需要特定的产品或工具；他们需要功能。他们需要一种工具来完成他们的工作并为他们的组织带来价值。”
最后，在将影子 IT 纳入正式基础设施时，请记住用户会继续创新。因此，即使您已进入此流程的实施阶段，您也应该准备重新盘点基础设施，并了解您的员工发现了哪些隐藏技术的其他新用途。
这种敏捷、持续的循环听起来可能令人望而生畏。然而，这确实是一个不容错过的学习机会。这就是拥抱影子 IT 能教会你的。“让我们重新构建对话，”Tewksbury 总结道。“拥抱这些技术，了解用户告诉你的内容。”
