中小企业需要文档管理器的五个原因

[sakib50]

当今中小企业处理的信息量（无论是纸质还是电子格式）都非常大，以至于需要使用文档管理工具。文档管理系统的根本目标是有效管理文档，通过简单的程序安全地存储文档，以便以后从不同设备进行访问和查阅。

随着计算的到来，文档管理系统使得装满文档的书架和柜子“退役”成为可能，现在拥有具有无限存储容量的集成文档管理系统，这使得它们成为公司信息存储中心的理想选择。接下来，我们将看看中小企业需要文档管理器的五个原因：

1 因为当与管理工具集成时，它们使流程更加高效
文档管理器必须是为组织服务的工具，这意味着它必须出现在需要的地方。文档管理器不是一个共享网络驱动器，在其中创建文件夹来存储文件，但它是一个更进一步的工具：它是组织所有关键流程的文档支持系统，通过它可以实现效率执行需要生成或处理文档的任务。

当任务需要处理文档和自动报告生成过程时，文档经理必须在场。公司的关键信息不应位于本地系 TrueMoney 数据 统中，而应位于可通过任何设备（计算机、手机、平板电脑）访问的集中存储库中。在中小企业中与优秀的文档管理员合作可以避免不良做法，例如通过电子邮件和网络文件夹、不安全的工具传输文档效率低下，并且可能因公开机密信息而导致事件等。

2 因为它可以在发生灾难时保护信息安全
文档管理器必须是一个完整的系统，这意味着它不仅仅是一个有序存储信息的实例，而且更进一步，它可以保护信息免受意外和灾难性事件的影响。文档管理器必须有一个与主系统位于不同位置的备份系统，以便在发生严重问题（火灾、洪水、盗窃、计算机攻击等）时可以恢复信息.).) 导致其完全或部分无法使用。

系统的这种完整性是文档管理器和半途而废的工具之间的区别之一。支持文档的能力在日常工作中似乎并不相关，但如果发生事故，它肯定会被赋予巨大的价值。丢失信息的成本可能非常高，甚至可能导致公司倒闭。丢失有关客户、供应商、税务、专利、研究等的文件会造成多大损失？

3 因为每个文档只有拥有权限的人才能访问
所有文档都必须具有一定程度的保护，以便只有具有必要权限的人才能访问、下载或编辑它们。通过网络文件夹系统或功能较弱的文档管理器无法进行这种管理。

理想情况下，这种对许可证进行分类的功能应该链接到文档和信息部分，因为这是使管理高效且合理安全的唯一可靠方法。通过这种方式，工资收据、发票、与供应商的合同和协议、专利和创新文档以及所有需要访问控制的文件等文件都可以得到保证的保护。