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重要提示：这种格式的电子文档需要以密码的形式提供可靠的安全系统，负责的员工必须有权访问该系统。为了在主数据库发生故障或丢失时不丢失所有信息，将为存档创建备份副本。它位于可移动电子存储介质上。

一般规则
遵守存储个人数据的规则极其重要，否则管理人员的疏忽可能会导致侵犯个人数据保密的宪法权利。俄罗斯联邦《劳动法》第87条规定，雇员个人数据的存储程序必须由雇主本人制定并批准。

此外，他必须考虑《劳动法》和其他联邦法律中反映的所有要求。 2010年8月25日文化部第558号令规定了企业活动中产生的员工信息的主要存储期限。


报告和官方说明、证书、命令及其副 房主数据库 本，以及命令摘录、未包含在个人档案中的声明将保存 5 年。

工资单、薪资单以及有关向员工提供的福利、费用和经济援助的信息将存储 5 年，如果文件不包含个人账户，则存储 75 年。

接收金钱、货物和材料的授权书，包括终止的接收工资和其他付款的授权书。此类信息会保存 5 年。

未受聘于该组织的申请人的 个人人事记录、就业表格、申请表、自传、推荐信将保存 3 年。

关于员工调动的信件。此类信息会保存 3 年。

旅行证件的保存期限为 5 年。

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阿列克谢·博亚金
德米特里·斯维斯图诺夫
SEO 及开发部主管
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关于使用文件化信息的详细指南
根据俄罗斯联邦法律，有必要组织正确的方法来处理个人数据及其以纸质格式存储：艺术。 《宪法》第 24 章，第 24 章。俄罗斯联邦劳动法第 14 条、俄罗斯联邦联邦法 2006 年 7 月 27 日第 152 号“关于个人数据”、俄罗斯联邦文化部 2010 年第 558 号令、俄罗斯联邦联邦法第 137 条俄罗斯联邦刑法典等

要将个人数据与其他信息分开，建议创建可归类为个人数据的详细信息清单。

在处理员工的个人数据时，遵循以下规则非常重要：

考虑到现行劳动立法的要求，这些信息只能用于确保劳动关系的目的。

所有信息必须向其所有者 索取。

在仍然需要从其他来源请求文件的情况下，获得员工​​的书面许可进行处理非常重要。

除非法律另有规定，未经雇员许可， 雇主不得索取有关雇员的私密生活、宗教信仰、政党参与情况、工会情况的数据。

不允许将此信息转让给第三方。员工仅获得完成分配给他们的任务所需的信息。

有些文件以原始形式保存：雇佣合同、工作簿、附加协议、管理层向员工发出的各种命令等。员工提供一些其他文件仅供学习或复印之用。其中包括儿童出生证、结婚证、身份证件等。

与个人档案相关的人力资源部门文件放置在单独的员工文件夹中。文件夹分布在公司部门之间并按字母顺序存储。会计部门的文档可以在不与员工绑定的情况下进行处理和存储。有必要根据这些文件的功能目的来组织存储。例如：

工资单放在文件夹中，用于工资计算；

旅行证件 - 位于用于支付其他活动费用的文件夹中。


包含所有文件的文件夹均放置在保险箱中，只有组织管理层、人事部门负责人和总会计师才能访问该保险箱。

人力资源部门负责提供有关数据使用、处理和存储的说明。存储处理员工数据的权限问题也以同样的方式解决。