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此外,必须将这些程序传达给组织中的所有相关利益相关者。这不仅包括IT和合规团队,还包括与数据交互的最终用户。培训课程,文档和定期审核可以帮助确保整个组织始终遵守数据保留政策。

通过遵循以下三个步骤—对数据进行分类,对其进行审查并建立删除程序—,您可以创建强大的数据保留策略,该策略不仅符合法律要求,而且可以优化数据管理并增强数据安全性。

在Salesforce中实施数据保留策略是一个多步骤过程,涉及战略规划和技术执行。这是一个分步指南,可帮助您完成此关键任务:

步骤1:与利益相关者保持一致

在深入研究技术方面之前,与组织中的主要利益相关者保持一致至关重要。这包括法律,合规,IT和业务部门。讨论数据保留策略的目标,法律要求以及将受到影响的数据类型。获得利益相关者的支持可确保该政策 马来西亚电话号码列表 符合组织需求和合规标准。

步骤2:请参阅您的数据目录

利用在数据保留策略的第一步中创建的数据目录。该目录将作为您拥有哪些类型的数据,存储位置以及需要保留多长时间的参考点。确保此目录已更新,所有相关方均可访问。

步骤3:配置Salesforce设置

Salesforce提供了各种设置来帮助您实施数据保留策略。这些包括:

数据归档:使用Salesforce的本机存档功能将较旧的记录移至存档。
现场历史跟踪:启用此功能可以保留对特定字段所做的更改的历史记录。
数据删除:设置自动化流程以删除已达到保留期结束的数据。
确保在沙盒环境中测试这些设置,然后再将其部署到生产实例中。

步骤4:记录流程

文档对于合规性和内部培训都至关重要。创建一个详细的文档,概述数据保留策略,使用的Salesforce设置以及数据删除过程。该文档应由法律和合规团队进行审查,并定期更新以反映法律或业务需求的任何变化。

步骤5:训练团队

一旦制定了政策并形成文件,下一步就是培训将与Salesforce数据进行交互的团队成员。这包括Salesforce管理员,数据分析师,甚至最终用户（例如销售和营销团队）。培训可确保每个人都了解数据保留的重要性以及如何遵守该政策。