帮助员工做好 QMS 软件推广准备的 5 个简单策略

[nurnobi40]

成功管理组织的质量管理系统(QMS) 对业务至关重要。为多个市场的客户生产各种产品可能需要大量文档才能满足法规和标准。合适的 QMS 软件可以确保您满足这些要求并节省宝贵的工时。虽然我们努力考虑任何软件实施或升级过程中可能发生的所有可能情况，但了解软件推出的最常见错误可以提高公司成功的机会。在本文中，QAD 旗下 CEBOS 部门总裁 Bob Herdoiza 分享了一些有用的提示，以（希望）在实施质量管理系统软件时避免其中一些情况。

企业在实施质量管理软件方面遇到困难的主要原因之一是他们未能从人的角度解决推广阶段的问题。有时，尤其是在企业外包软件的情况下，很容易忘记每个使用外包软件的人都需要接受有关软件工作原理的培训。您会看到，我们有时会忘记机器后面有人在努力确保业务的各个方面顺利运行。再加上对新软件的沮丧、困惑或不确定性，一些公司在推广阶段失败的原因也就不足为奇了。

但有帮助！而且不需要太复杂。

#1 –知道从哪里开始
无论变化的规模有多大或多小，事实是贵公司即将实施的软件背后 台湾电话 确实有人在支持。变化令人恐惧，有时令人沮丧或困惑。这些人需要了解变化发生的原因，以及变化将如何改善他们的工作。在放手让员工自由工作之前，他们还需要适当的培训和时间来熟悉软件。首先与员工合作，您就已经走上了 QMS 软件实施成功的轨道！

#2 –了解有效沟通的重要性
沟通对于成功实施 QMS 至关重要。无论是与直接受到推广影响的个人或部门，还是与在新软件集成到新部门时与每个部门合作的质量管理团队，沟通都有助于打破部门和个人之间的障碍。它还可以确保每个人都有空间讨论有关新 QMS 软件程序的问题、疑问或担忧。

3. 避免使用行话、口号、座右铭或流行语
说到沟通……在解释新功能、新流程、新程序和新政策时，避免使用行话、口号、座右铭和流行语非常重要。这些词只会导致混乱。它们对员工没有任何实际意义，他们甚至可能不完全理解你在说什么。通过清晰地提出明确的目标、目的和指标来消除挫折和混乱。

#4 –制定变更管理计划
变更管理系统可以（也应该）应用于实施过程以及 QMS 软件的长期改进。但为了成功实施变更，应使用变更管理系统，并且它应包括从培训和技能建设到促进沟通的所有内容。变更管理计划还应提供一条预先设计的路径，通过该路径将软件实施到公司中。

#5 – 不要试图一下子改变一切
一下子进行太多的变革可能会让所有人（从生产到管理）都感到不知所措。不要试图一夜之间完成所有变革，而是采取变革管理计划中列出的明确、预先确定的步骤。确保成功实施的其他一些技巧包括：

灵活处理截止日期
愿意在需要时进行额外的试点测试
如果项目无法正常运作，要做好终止项目的准备
如果软件日后不再满足公司的需求，要制定退出计划

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