2012 年《管理政府记录指令》被誉为联邦记录管理现代化的一项重大成就。从纸质记录转向电子记录有助于加快信息搜索速度并提高可访问性。它还大大降低了存储硬拷贝记录的成本。
该指令适用于联邦机构的所有类型的记录。这意味着它包括电子 台湾电话区号 邮件、报告、电子表格、政策、手册、社交媒体等。其目的是保存对政府运作和公民重要的记录，同时安全销毁无价值的记录。
该指令明确了联邦机构的两个主要目标。
第一个目标是“要求采用电子记录保存，以确保透明度、效率和问责制。”每个联邦机构都必须在 2016 年底前建立一个管理永久和临时电子邮件记录的系统。到 2019 年，所有记录（不仅仅是电子邮件）都必须以可访问的电子格式保存。
第二个目标是“证明遵守联邦记录管理法规”。指令的这一部分要求指定一名高级机构官员（或 SAO）。每个机构的官员负责监督其整个记录管理系统。该官员确保永久记录得到识别，然后按时移交给国家档案和记录管理局（NARA）。
在继续之前，让我们先定义几个术语。永久记录就是永久的。这种记录作为美国国家档案馆的一部分保存。临时记录会立即或在指定时间或事件发生后被处理。不符合记录法律定义的项目被归类为非记录。
但不仅仅是 2012 年的指令让各机构重新思考其保存记录的方式。其他立法也为联邦记录管理的改革做出了贡献。
例如，美国行政管理和预算办公室 2012 年的“冻结足迹”计划限制了联邦档案存储仓库的增长。三年内，各机构削减了 2140 万平方英尺的空间，超出了该政策的目标。同样来自奥巴马政府的“开放数据行政命令”指示联邦机构以一种开放、可发现和可供公众使用的方式管理信息。
既然这些举措已经取得成功，您可能会想知道为什么联邦机构仍在致力于记录管理。
简而言之，由于跨平台和技术的联邦记录数量呈指数级增长，这个问题越来越难以解决。NARA 会保存其认为有价值的联邦记录，这些记录约占每年生成记录的 2% 至 5%。
这意味着政府各部门需要保存大约 100 亿页文本记录和 1200 万张地图、图表、建筑和工程图纸。这还不是全部。还要加上 2500 万张静态照片和图形、2400 万张航拍照片、30 万卷电影胶片和 40 万个视频和录音。总共需要保存 133 TB 的电子数据。而这还只是一年的记录量。
为了赶上 2019 年的最后期限，各机构必须放弃行之有效的方法，转而采用完全数字化的形式。许多机构缺乏“电子化”所需的资源，同时维持常规服务。
资金是一个特别棘手的问题。该指令规定了 2019 年的合规期限，但没有专门的预算。合规需要新的系统、流程、政策和员工培训。但近年来预算一直持平甚至有所减少。
即便如此，大多数机构都在努力实现 2019 年的目标。但他们仍未完全跟上时代步伐。克服挑战、完成任务需要制定坚实的战略。在我们最近的 GovLoop Academy 课程中，我们提供了制定该战略的剧本。一定要看看！
